简单来讲，当您受到税务稽查时，需要与税务局进行初次会面。除此之外，税务局的评税组也会针对不清晰或有争议的事项向纳税人发信询问。但税务局的稽查与该局的评税组发信询问的其中一个不同之处在于沟通的方式。

询问信一般只涉及书面的询问和回复，而税务稽查则有较多的机会以电话或者面对面的方式沟通，其中税务局在稽查个案开始时必会要求与纳税人进行一次会面，即“初次会面”。

初次会面的目的是让税务局职员亲身了解纳税人的运作情况，因此税务局一般会要求在纳税人的办公地点会面，而问的问题除了针对报税表和账目上的特定项目外，也会涉及纳税人日常运作的流程。

初次会面后，纳税人与税务局的沟通一般会以书面或电话进行。所以，对税务局和纳税人来说，初次会面是双方直接沟通的难得机会。纳税人可借此机会直接向税务局阐述自己的经营状况以支持其税务立场，和在税务局面前留下一个良好的第一印象。

如何应对？

这里我们将通过两个案例，来解析如何应对香港税务局的初次会面。

案例一：

纳税人的外国亲人因某些原因从外国带来数十万美元现金并存入纳税人的香港银行私人账户里，该亲人在数个月后便分批以现金形式取回该笔款项。纳税人认为这是私人户口交易，所以没有保留相关的记录和单据。

在初次会面时，税局问及纳税人有否委托第三者或曾替第三者保管任何资产时，纳税人觉得该笔款项与其业务无关，并抱着“多一事不如少一事”的心态，而向税局表示没有。

在香港税务局稽查工作开始后，当税局以“银行存款方法”调查纳税人的收入时发现该笔存款，并要求解释该笔存款的性质。纳税人这时才解释该款项是暂时替亲人保管的。

因为纳税人没有在初次会面时交待此事，而纳税人的生意亦有美金往来，税局便不接纳纳税人的辩解，并尝试将款项视为应课税收入。最后，由于税例要求定明举证责任在纳税人身上，纳税人需提出多项证据，方能够解决有关问题，但已为双方带来不少额外的麻烦和支出。

案例二：

税局询问纳税人有关其私人开支时，有些纳税人会误以为开支越大，税务扣减便会越大，因此在会面时高估了每月的私人开支。但从香港税务局的角度来看，若纳税人每月有三万元的开支，便代表他一年最少要有三十六万元的收入（除非纳税人能证明上述开支以负债支付），而税局亦会以此作为评税基础。
日后，纳税人便要花很大的人力物力，证明其每年的实际私人开支和实际收入均少于初次会面时估计的金额。另外，如初次会面时估计的金额与实际金额有很大的偏差，或会令香港税务局质疑纳税人的诚信或合作性，从而加重罚则。

解析：信心过弱的表现亦容易令税局误会。有些纳税人在初次会面时，对税局的提问显得吞吞吐吐，令税局误会纳税人有所隐瞒，最后引致税局发出更多疑问和要求提供更详细的资料。

另外，在初次会面完结前，香港税务局评税主任会把纳税人之前签署的相关年度的报税表放在纳税人面前，要求纳税人确认报税表是否正确。纳税人应避免在没有准备下仓促确认或猜测报税表内有何错处。如纳税人在初次会面时不清楚报税表的正确性，可要求香港税务局给予时间复查后再作确认。
总结以上的例子，纳税人在应付与税局的初次会面时必须留意以下几点：
（1）纳税人应在会面前作好准备，以应付税局对其业务运作和会计账目的查询；
（2）纳税人应表现自然，吞吞吐吐或经常以“不知道”回答可能会令税局误会纳税人有所隐瞒，因此询问一些原本不在稽查范围内的问题；
（3）如纳税人不能即时作答，可向税局解释自己不能立即作答的原因，并表明日后将会查明清楚及回复税局，千万不要胡乱作答，以避免答案与事实不符；
（4）纳税人应尽量充分休息，也可考虑聘请税务代表陪同。
纳税人一般未必有处理税务稽查个案和初次会面的经验，因此可聘请税务代表准备会面并陪同出席。税务代表可协助纳税人在会面前对账目作初步的复核，查找可能引起香港税务局质询的事项，并制定应对策略。

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